Księgowość i obsługa prawna firm

Kadry i płace - biuro księgowe Łódź

Jak poprawnie rozliczać podróże służbowe?

« wróć

Podróże służbowe to nieodłączna część pracy wielu, szczególnie dużych firm i korporacji. Wiążą się one ze spotkaniami z klientami, uczestnictwem w konferencjach, targach, spotkaniach branżowych, a także z szeroko rozumianą promocją i reprezentowaniem firmy. Od strony rozwoju firmy i pracowników są to bardzo wartościowe działania, które jednak wciąż często spotykają się z formalnymi barierami – część pracodawców nie do końca bowiem wie, jak poprawnie rozliczać podróże służbowe. Jako doświadczone biuro rachunkowe, na przestrzeni lat niejednokrotnie wykonywaliśmy tego rodzaju działania, dlatego dziś postaramy się Państwu je przybliżyć.

Aby móc odpowiednio rozliczyć podróże służbowe pracowników, w pierwszej kolejności należy oddzielić podróże krajowe od zagranicznych, gdyż wielkość diety i sposób rozliczania podróży zależny jest głównie od tego kryterium.

Krajowe podróże służbowe

Określenie służbowej podróży krajowej pracodawca powinien rozpocząć od ustalenia miejscowości rozpoczęcia i zakończenia podróży. Należy przy tym pamiętać, że długość podróży służbowej pracownika liczy się od momentu wyruszenia w podróż, do jej zakończenia – powrotu do domu/firmy po wykonanym zleceniu, przy czym sam czas podróży obejmuje nie tylko ustalony czas pracy i wykonywanych obowiązków np. 8 godzin, ale także czas niezbędny do przemieszczania się po danej miejscowości.


Również od długości trwania całej podróży zależy łączna kwota diety, jaką otrzyma pracownik. Według rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 2013 roku, wielkość diety podróży krajowej wynosi 30 zł/dzień, jeśli podróż trwa powyżej 8 godzin. W przypadku jednak, gdy podróż jest jednodniowa, kwota ta obowiązuje przy czasie podróży większym niż 12 godzin. Ważnym aspektem jest również to, że kwota diety zostaje odpowiednio zmniejszona, jeśli pracownik w czasie trwania podróży ma zapewnione wyżywienie.


Niezwykle ważne jest również rozliczenie noclegu i miejscowej komunikacji miejskiej. Maksymalna kwota, jaką pracodawca może pokryć za dobę pobytu pracownika w hotelu wynosi 600 zł, jedynie w wyjątkowych sytuacjach – za zgodą pracodawcy, kwota ta może zostać zwiększona. Pracodawca, w formie ryczałtu wynoszącego 20% obowiązującej pracownika diety, pokrywa również koszty jego poruszania się komunikacją miejską. Środki te nie są przeznaczane jednak osobom, które w czasie trwania delegacji nie będą zmuszone korzystać z komunikacji miejskiej (np. ze względu na poruszanie się samochodem służbowym).

Zagraniczne podróże służbowe

W przypadku zagranicznych podróży służbowych dieta pracownika jest rozliczana według zasad obowiązujących w docelowym kraju, do którego pracownik wyjeżdża. Od 2013 roku pracodawca ma możliwość wyznaczenia kilku miejsc docelowych – w takim przypadku dieta rozliczana jest według zasad obowiązujących w każdym z tych krajów. Podobnie, jak w przypadku krajowych podróży służbowych, tak również przy podróżach zagranicznych kwota diety jest odpowiednio zmniejszona, jeśli pracownik na czas trwania całego wyjazdu ma zapewnione wyżywienie. Dieta może także zupełnie nie przysługiwać pracownikowi – dzieje się tak w momencie, kiedy na pokrycie kosztów wyżywienia uzyskał on środki pieniężne od pracodawcy.


Bardzo ważnym aspektem jest także zwrot kosztów leczenia. W przypadku doznania urazu czy choroby w czasie trwania podróży zagranicznej, pracownik ma prawo ubiegać się o zwrot kosztów poniesionych z tytułu leczenia poza granicami kraju. Należy przy tym pamiętać, że obowiązek zwrotu tych kosztów przeniesiony jest na pracodawcę.



Jeśli nadal masz wątpliwości dotyczące rozliczania podróży służbowych, skontaktuj się z BDB Agos – biurem rachunkowym, które oprócz profesjonalnego doradztwa, kompleksowo zajmie się także obsługą takich gałęzi Twojej działalności, jak rachunkowość, księgowość, finanse, kadry.